<html>
  <head>

    <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
  </head>
  <body text="#000000" bgcolor="#FFFFFF">
    It's important for me that the Council represents the wishes of
    Thunderbird end users, both current and potential ones. In order to
    do that, I think transparency is an important aspect.<br>
    <p>For your information, following are some motions / votes that I
      had proposed to the Thunderbird Council in the last year. I do not
      include the results or responses, because I speak for myself only.</p>
    <p><br>
    </p>
    <hr width="100%" size="2">
    <p><b>Transparency of Council motions</b><br>
      2018-01-24<br>
    </p>
    <p>Motion: </p>
    <p>In order for the public to follow the decisions and the work of
      the council, the motions, votes and decisions should be made
      public in a public log.<br>
    </p>
    <p>Each vote log should include:<br>
    </p>
    <ul>
      <li>Date and time when the vote was started and closed<br>
      </li>
      <li>For each Council member:</li>
      <ul>
        <li>How they voted: YES, NO, ABSTAIN, or ABSENT (no vote in
          time)</li>
        <li>Any additional comments they made in the same email when
          they voted, e.g. for justification, or conditions for their
          vote, or anything else they would like to add.</li>
      </ul>
    </ul>
    Rarely, sensitive matters might be discussed. Examples are mostly
    monetary numbers (salaries, business numbers etc.). These sensitive
    matters may be removed from the public notes. In this case, they
    should be replaced by black bars, to inform the public that there
    were parts removed and how much was removed. The bar for removal
    from the public vote log should be very high (meaning as little as
    possible should be removed), mostly just monetary numbers).<br>
    <p>Why important:<br>
    </p>
    <p>It allows accountability, followup in the implementation, and
      allows new Council member candidates to prepare for the coming
      job.</p>
    <p><br>
    </p>
    <hr width="100%" size="2">
    <p><b>Transparency of Council meetings</b><br>
      2018-01-24<br>
    </p>
    <p> </p>
    <div class="moz-text-html" lang="x-unicode"> </div>
    <p>Motion:</p>
    <p>In order for the public to follow the decisions and the work of
      the council, the agenda and meeting notes of the weekly Council
      meetings shall be made public. For example, on a blog dedicated to
      it. The blog may be syndicated to the main Thunderbird blog, or
      not, that's TBD.</p>
    <p>The notes should include:</p>
    <ul>
      <li>Date of the meeting</li>
      <li>Attendants</li>
      <li>Agenda, which is set before the meeting</li>
      <li>Topics, which were actually discussed during the meeting<br>
        For each topic:</li>
      <li>Notes of what was discussed. At the very least, which options
        were proposed.</li>
      <li>Decisions made, and (if discussed) rationale why.</li>
      <li>Who voted how / for which option</li>
      <li>Action items, and who will take care of it.</li>
    </ul>
    Occasionally, sensitive matters might be discussed. Examples are
    business who asked for confidentiality, matters concerning specific
    employees, and any monetary numbers (salaries, business proposal
    etc.). These sensitive matters may be removed from the public notes.
    In this case, they should be replaced by black bars, to inform the
    public that there were parts removed and how much was removed.
    <p>Why important:<br>
    </p>
    <p>I think this is an easy action that will greatly increase the
      transparency of the Council work to contributors, donors and the
      public. I think it will greatly improve the public view of the TB
      Council and its work, and also help in collaboration with the
      community. It allows outside feedback to matters we currently
      discuss.</p>
    <p> </p>
    <div class="moz-text-html" lang="x-unicode"> </div>
    <br>
    <hr width="100%" size="2">
    <p><b>Transparency of Council mailing list</b><br>
      2018-01-24<br>
    </p>
    <p>Rationale:</p>
    <p>There is a lot of discussion happening on the TB Council mailing
      list. It is intended only for TB Council members, and rightly so,
      as this is our way to discuss and meet. However, the vast majority
      of TB Council mailing list discussions are *not* inherently
      confidential or sensitive. I think it would do the community a lot
      of good for these discussions to be public.<br>
    </p>
    <p>Motion:</p>
    <p>The Thunderbird council mailing list is a moderated mailing list,
      whereby TB Council members have no posting restrictions and others
      can post only moderated, for exceptional circumstances when they
      need to talk to the entire council, for example business proposals
      or interaction with Mozilla. Public discussion with the community
      should happen on tb-planning.</p>
    <p>However, for the community to be able to follow and have
      pertinent input to discussions *before* decisions are made, the
      Thunderbird mailing list has a <b>publicly readable archive</b>.</p>
    <p>It may also allow read-only subscriptions, that's TBD. The idea
      is not that the community directly engages in TB Council
      discussions, but can read and follow them.</p>
    <p>Importance:</p>
    <ul>
      <li>Allows community to follow TB Council work, if interested</li>
      <li>Allows community to give feedback (in other channels, not on
        tb-council mailing list) to discussions before decisions are
        made and final</li>
      <li>Gives a public record, which prevents foul play</li>
      <li>Increases trust and transparency</li>
      <li>Shows activity</li>
    </ul>
    <p><br>
    </p>
  </body>
</html>